Criterio N°3: Definición de Objetivos del Proyecto

Ejemplos prácticos para formular Objetivos Generales y Específicos, que orienten a resultados concretos que se esperan conseguir con el Proyecto de innovación, emprendimiento o I+D.

📝 Temario de hoy

❌ Errores comunes al definir objetivos y cómo evitarlos.

✅ ¿Qué son los Objetivos SMART y por qué son recomendados?

🆚 Ejemplos de objetivos bien y mal redactados.

🛠 Herramienta Recomendada: Plantilla de Objetivos SMART.

Objetivo Mal Redactado: "Hacer que el negocio crezca este año."

Objetivo Bien Redactado: "Para fin de año, nuestra PYME incrementará las ventas en nuestra tienda física en un 20% comparado con el año anterior, implementando un nuevo sistema de fidelización de clientes y promociones mensuales, monitoreando las ventas con nuestro sistema de punto de venta."

¿Logras ver la diferencia?

A veces, la falta de claridad en nuestros objetivos puede desviarnos del camino. Por eso, es esencial saber cómo redactarlos correctamente y evitar los errores comunes.

Este Post tiene como objetivo ser muy práctico en los ejemplos, de manera de acostumbrarnos a leer objetivos desarrollados en base a una metodología llamada “SMART” , que nos facilitará la creación de nuestros objetivos a la hora de plantearlos en el proyecto que queramos formular.

❌ Errores comunes al definir objetivos y cómo evitarlos

Evitar errores al definir objetivos es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Algunos de los errores más comunes incluyen:

1️⃣ Objetivos demasiado ambiciosos o no realistas.

2️⃣ Falta de indicadores específicos para medir el progreso.

3️⃣ Objetivos no alineados con la visión general del proyecto.

Te mostraré cómo identificar y prevenir estos errores.

1. Objetivos Demasiado Ambiciosos o No Realistas

Ejemplo del Error: Un startup con un equipo pequeño y limitado presupuesto se propone desarrollar y lanzar una aplicación compleja con múltiples características en tres meses.
Cómo Evitarlo: Una meta más realista sería desarrollar una versión mínima viable (MVP) de la aplicación con características esenciales en tres meses. Esto se alinea mejor con los recursos y capacidades del equipo.

Problema: Establecer objetivos demasiado elevados o fuera de alcance puede conducir a la frustración y al fracaso del equipo. Esto sucede cuando los objetivos no consideran los recursos, el tiempo o las capacidades disponibles.

Solución: Para evitarlo, es fundamental realizar una evaluación realista de los recursos y capacidades disponibles. Establece metas que desafíen al equipo, pero que sean alcanzables con los recursos y el tiempo disponibles. Utiliza datos históricos y benchmarking para establecer objetivos factibles.

2. Falta de Indicadores Específicos para Medir el Progreso

Ejemplo del Error: Una empresa se fija el objetivo de "mejorar la satisfacción del cliente" sin establecer cómo medirá esta mejora.

Cómo Evitarlo: Definir un indicador específico, por ejemplo, aumentar la puntuación promedio en las encuestas de satisfacción del cliente de 3.5 a 4.2 en un año. Esto proporciona un objetivo claro y medible.

Problema: Sin indicadores claros, es difícil medir el progreso y saber si el equipo se está acercando a alcanzar los objetivos. La ausencia de métricas concretas puede llevar a un esfuerzo desenfocado o a la imposibilidad de ajustar el rumbo a tiempo.

Solución: Define indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos para cada objetivo. Estos deben ser cuantificables y relevantes para el objetivo en cuestión. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar las ventas, un KPI podría ser el porcentaje de incremento mensual en las ventas.

3. Objetivos no Alineados con la Visión General del Proyecto

Ejemplo del Error: Una ONG enfocada en la educación ambiental se fija el objetivo de aumentar sus ingresos mediante la venta de productos de plástico.

Cómo Evitarlo: Un objetivo más alineado sería desarrollar programas educativos pagados sobre reciclaje y sostenibilidad, lo cual está en línea con la misión de la ONG y también puede generar ingresos.

Problema: Si los objetivos no están alineados con la visión y los objetivos generales del proyecto o de la organización, pueden surgir conflictos y desviaciones que afecten negativamente el resultado final.

Solución: Asegúrate de que cada objetivo contribuya a la visión general del proyecto. Esto implica comprender y comunicar claramente la visión y los objetivos a largo plazo a todos los miembros del equipo. Los objetivos deben ser una escalera que conduzca al equipo hacia la visión más amplia del proyecto.

A menudo, los proyectos se desvían o fracasan debido a objetivos mal definidos. Y más allá de las recomendaciones del punto anterior, ¿cómo podemos evitar esto de una manera mucho más efectiva? La respuesta está en los Objetivos SMART.

✅ ¿Qué son los Objetivos SMART y por qué son recomendados?

SMART es un acrónimo del Inglés que se refiere a Specific (Específico), Measurable (Medible), Achievable (Alcanzable), Relevant (Relevante) y Time-bound (Temporalizado).

Un objetivo que cumple con estos criterios tiene una mayor probabilidad de ser alcanzado efectivamente.

1. Específico (Specific): Define claramente lo que quieres lograr. Sé detallado y evita la ambigüedad.

   Por ejemplo, en lugar de decir "Aumentar ventas", especifica "Aumentar las ventas en un 20% en el mercado local". Amazing! 💪🏻

2. Medible (Measurable): Establece cómo medirás el progreso y el éxito. ¿Qué indicadores utilizarás?

   Por ejemplo, "Medir el aumento de ventas a través del software de seguimiento de ventas".

3. Alcanzable (Achievable): Asegúrate de que tu objetivo sea realista y alcanzable con los recursos y tiempo disponibles.

   Por ejemplo, "Contratar dos nuevos vendedores para alcanzar el aumento del 20% en ventas".

4. Relevante (Relevant): Tu objetivo debe alinearse con los objetivos mayores del proyecto y ser importante para su éxito.

   Por ejemplo, "El aumento de ventas apoyará la expansión del negocio".

5. Temporalizado (Time-bound): Establece una línea de tiempo clara. ¿Cuándo esperas lograr este objetivo?

   Por ejemplo, "Aumentar ventas en un 20% para finales del segundo trimestre". Super claro cuando se espera conseguir 👌🏻

Veamos ahora un ejemplo que nos muestre una construcción de un Objetivo SMART

Ejemplo de Objetivo SMART Integrado

🎯 Objetivo General:

Una pequeña librería busca impulsar su crecimiento en su ciudad y expandirse a otras localidades en el corto mediano plazo.

Específico (Specific):

• Objetivo Específico: Incrementar las ventas de libros de no ficción en un 25% en el mercado local.
• Explicación: Este objetivo se centra específicamente en un segmento de producto (libros de no ficción) y establece una meta numérica clara (25% de incremento), lo cual es más detallado que un simple "aumentar ventas".

Medible (Measurable):

• Cómo Medir: Utilizar el sistema de gestión de inventario para rastrear las ventas mensuales de libros de no ficción.
• Explicación: La librería puede monitorear las ventas a través de su software existente, lo que proporciona una manera cuantitativa y clara de medir el progreso hacia el objetivo.

Alcanzable (Achievable):

• Plan de Acción: Implementar una serie de eventos mensuales enfocados en autores de no ficción y aumentar la inversión en marketing específico para este segmento.
• Explicación: Estas acciones son realistas y ejecutables con los recursos disponibles de la librería, haciendo el objetivo de incremento de ventas alcanzable.

Relevante (Relevant):

• Justificación: El mercado de libros de no ficción ha mostrado un crecimiento estable en la región, y este incremento en ventas apoyará la meta de expansión y diversificación de la librería.
• Explicación: Este objetivo se alinea con la estrategia de negocio general de la librería de crecer y diversificar su oferta de productos.

Temporalizado (Time-bound):

• Plazo: Lograr este aumento del 25% en las ventas de libros de no ficción para el final del año fiscal en curso.
• Explicación: Establecer un plazo fijo para el final del año fiscal proporciona un marco de tiempo claro y una fecha límite para alcanzar el objetivo, permitiendo la planificación y revisión estratégica.

✅ El Objetivo SMART Final quedaría así:

"Incrementar las ventas de libros de no ficción en un 25% en el mercado local para el final del año fiscal, mediante la implementación de eventos mensuales y una estrategia de marketing enfocada, utilizando el sistema de gestión de inventario para el seguimiento y evaluación del progreso."

Este enfoque integral asegura que el objetivo sea claro, medible, alcanzable, relevante y temporalizado, lo cual es esencial para la efectividad en la planificación y ejecución del proyecto.

¿Aún no es suficiente? Veamos un par de ejemplos adicionales!

🆚 Ejemplos de objetivos SMART bien y mal redactados.

❌ Ejemplo de Objetivo Mal Redactado para una Startup:

Objetivo Mal Redactado: "Aumentar la popularidad de nuestra aplicación."

Análisis: Este objetivo carece de especificidad en cuanto a cómo se medirá "popularidad". No es medible porque no establece cómo se rastreará el incremento. No se menciona si es alcanzable o se ajusta a las capacidades de la startup. No es relevante específicamente a ningún objetivo de negocio concreto y no es temporalizado, careciendo de un plazo definido.

✅ Ejemplo de Objetivo SMART Bien Redactado para una Startup:

Objetivo Bien Redactado: "Para el final del tercer trimestre, nuestra startup aumentará su base de usuarios en un 30% a través de una campaña de marketing digital específica, aprovechando las redes sociales y el marketing por correo electrónico, midiendo el progreso con herramientas de análisis web y feedback de usuarios."

Análisis: Este objetivo es específico al detallar el aumento de la base de usuarios y el método para lograrlo. Es medible a través de herramientas de análisis y feedback. Es alcanzable para una startup tecnológica con recursos digitales. Es relevante para el crecimiento de la startup y es temporalizado al tener un plazo fijo.

Ejemplo de Objetivo Mal Redactado para una PYME Tradicional:

❌ Objetivo Mal Redactado: "Hacer que el negocio crezca este año."

Análisis: Este objetivo es demasiado vago y no es específico sobre qué aspecto del negocio debe crecer. No es medible ya que no establece cómo se medirá el crecimiento. No especifica si es alcanzable con los recursos actuales. No es relevante a un área concreta del negocio y no es temporalizado, careciendo de un marco de tiempo específico para el crecimiento.

✅ Ejemplo de Objetivo SMART Bien Redactado para una PYME Tradicional:

Objetivo Bien Redactado: "Para fin de año, nuestra PYME incrementará las ventas en nuestra tienda física en un 20% comparado con el año anterior, implementando un nuevo sistema de fidelización de clientes y promociones mensuales, monitoreando las ventas con nuestro sistema de punto de venta."

Análisis: Este objetivo es específico en su enfoque en aumentar las ventas y cómo se logrará. Es medible con el sistema de punto de venta. Considerando los recursos, es alcanzable. Es relevante para el crecimiento de la PYME y es temporalizado con un plazo claro de fin de año.

🛠 Herramienta Recomendada: Plantilla de Objetivos SMART

Para ayudarte a aplicar estos conceptos, te comparto la Plantilla de Creación de Objetivos SMART , que adapté del sitio web de Smartsheet y que utilizo a la hora de crear mis Objetivos. En ella encontrarás:

1. Una pestaña con la plantilla y preguntas orientadoras para crear tus objetivos.

2. Una pestaña que contiene los mismos ejemplos que revisamos en este artículo.

📌 Recomendaciones adicionales

• Revisión y Ajuste Continuo: Los objetivos deben ser revisados regularmente y ajustados si es necesario. Esto es especialmente importante en un entorno dinámico donde las condiciones pueden cambiar rápidamente.
• Participación del Equipo desde la planificación del proyecto: CREEME QUE ESTO HA MARCADO MUCHO LA DIFERENCIA PARA MI A LA HORA DE REALIZAR PROYECTOS. Esto lo aprendí de los fundamentos de Metodologías Ágiles.
  Involucra a tu equipo en el proceso de establecimiento de objetivos. Sobre todo si tu proyecto se centra en servicios. Esto aumenta el compromiso y asegura que los objetivos sean realistas y relevantes para quienes deben alcanzarlos.
• Capacitación y Recursos: Asegúrate de que tu equipo tenga las habilidades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Esto puede requerir capacitación adicional o la reasignación de recursos.
• Procura tener como máximo 3 Objetivos en tu proyecto: De esta manera concentras de mejor manera tus recursos y esfuerzos para poder cumplir de manera efectiva.

Reflexiones Finales

Tener objetivos bien definidos es clave para que cualquier persona que revise tu proyecto pueda entender qué es lo que quieres lograr, y cómo vamos a medir ese objetivo, y por otro lado, te permitirá a ti y a tu equipo de trabajo, poder buscar diferentes acciones y estrategias que les permitan buscar alcanzar esos objetivos.

Si te gustó, comparte con quién creas que le pueda servir. ¡Te lo agradecerá por siempre!

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